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Noch 99 Mails checken ...

Es war irgendwann in den 90er-Jahren. Ich begann meine Arbeit als Verkäufer und arbeitete fortan im Büro und nicht mehr in der Fabrikhalle. Mit Kunden und Herstellern kommunizierte man über Telefon, Fax und per Briefpost.

In Ausnahmefällen stand im Büro ein Telex Gerät oder man erhielt ein Telegramm. Es waren Zeiten, in denen man, ganz normal, als gegenüber einige Tage auf Antwort zu warten, bereit war. 

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KOLUMNE - Nur noch 99 Mails checken ...

Es war irgendwann in den 90er-Jahren. Ich begann meine Arbeit als Verkäufer und arbeitete fortan im Büro und nicht mehr in der Fabrikhalle. Mit Kunden und Herstellern kommunizierte man über Telefon, Fax und per Briefpost. In Ausnahmefällen stand im Büro ein Telex Gerät oder man erhielt ein Telegramm. Es waren Zeiten, in denen man, ganz normal, als gegenüber einige Tage auf Antwort zu warten, bereit war. In dringenden Fällen riefen Kunden an und fragten nach, ob man die Post schon erhalten habe.

Ehrlicherweise entgegnete ich mitunter, dass der Brief bisher nicht angekommen se, obwohl ich ihn bereits in meinem Postfach liegen sah und einfach keine Zeit oder Lust hatte, den Brief zu bearbeiten. Zumindest konnte man sagen, dass, bevor man Kommunikation anstrebte, eine bestimmte Wichtigkeit vorhanden sein musste, damit es sich lohnte. Internet und insbesondere E-Mail gab es da, aber es war noch lange nicht in allen Firmen etabliert und nicht jeder besass eine eigene E-Mail-Adresse wie ich. Deshalb war mein E-Mail-Postfach oft angenehm leer und man konnte damit das tun, wozu es sich am besten eignete. Information von A nach B zu transferieren und nicht versuchen ein zwischenmenschliches Gespräch ersetzen.

In den vergangenen 25 Jahren dazwischen hat mir E-Mail oft sehr nützliche Dienste geleistet. Dennoch wünsche ich mir mitunter, man hätte es nie erfunden. Ich bekomme heute E-Mails, egal, wo ich bin. Ob in Ferien oder auf meinem Handy und sogar auf meiner Uhr bin ich nicht sicher davor. Wohlgemerkt ist es nicht die Technologie, sondern deren Anwendung, welche mir zunehmend Schwierigkeiten bereitet. Das rastlose Hin und Her von teilweise belanglosen Informationen. Haben wir diese früher wirklich gebraucht, um gute und lohnende Geschäfte zu tätigen?

In den vergangenen 25 Jahren lief etwas schief. Aber nicht auf der «Technologie» Seite, sondern eher bei den «Anwendern». Wer hat unter anderem das CC oder das BCC erfunden und wozu? Nicht genug, dass man sich ständig E-Mails schreiben darf, man muss darüber auch noch alle im Betrieb in Kenntnis setzen. Die CYA – «Cover your A…» Mentalität ist in vollem Gange und lässt meine «Inbox» nochmals massiv anschwellen. Wissen denn die nicht, dass ich diese Mails nur kaum lese? Die Motivation dahinter ist klar. Du weisst davon und du hast es somit abgesegnet, damit ist es nicht meine Schuld, wenn etwas passiert. Auf lange Sicht produziert dies unselbstständige Mitarbeiter, die keine Verantwortung selbst tragen oder auch Entscheidungen mehr fällen können oder wollen.

The «Temple of Busy» – E-Mail als Zwischenspeicher. „Hört sich toll an, Joerg, aber ich muss zu meinem 10:30-Uhr-Termin! Keine Zeit! Kannst du es in eine E-Mail packen?“ – Ja, klar kann ich. Und logischerweise noch ein paar CC, sodass jeder weiss, dass die Sache von mir kommt. Ich fühle mich gut, denn ich habe mich gerade im Unternehmen «profiliert». Und ich habe wieder ein Stück Arbeit vom Tisch, zumindest, sofern keiner antwortet. Und wenn es nicht weiterverfolgt wird, so war es nicht meine Schuld.

Gestellte Fragen beantworten ist ebenso Fehlanzeige. Selten tut dies aber jemand und beendet somit die Notwendigkeit weiterer E-Mails. Weil man eben selbst auch unter einem überfüllten Posteingang leidet, antwortet man oberflächlich, ohne sich die Zeit zu nehmen und löst damit unbeabsichtigt zusätzliche nachfragende Mails aus. Ein Teufelskreis. Fragen genau lesen und darauf antworten scheint heute kein «Skill» mehr zu sein, auf den man Wert legt. Und die halbe Belegschaft mit der gleichen Sache zu beschäftigen ist logischerweise eher «Teambuilding» als betriebswirtschaftlicher Unsinn.

Warum E-Mail bislang nicht tot ist? Böse Zungen behaupten, weil E-Mail eine Möglichkeit ist, sich mit «Schriftlichkeit» zu schützen und sich zu profilieren. Vermutlich auch, weil es unterschwellig eine Messlatte ist, wie beschäftigt ich im Unternehmen bin. Ich habe viele E-Mails, ergo bin ich wichtig.

Ich habe einen „CYA“ Ordner in meinem E-Mail-Client. Da hinein kommen Mails, von denen ich vermute, dass ich Sie später nochmals benötigen werde, weil die Sache definitiv vor dem Chef oder in der Personalabteilung landen wird. Zusätzlich habe ich einen „CC“ Ordner. Wozu er dient, ist Ihnen sicher schnell klar.

Ich weiss aber genau, dass dies nicht die Lösung ist, denn je länger ich darüber nachdenke, umso klarer wird es für mich. Nicht die «Konsumation» von E-Mails muss überdacht werden. Trendiges «Digital-Detox» in allen Formen bedeutet leider nur, die Auswirkungen zu behandeln, nicht aber die Ursachen. Soll E-Mail das wertvolle Werkzeug bleiben, welches es ist, so müssen eben diese Ursachen angegangen werden. Und diese liegen wie immer im Verhalten der Leute und im unsachgemässen Umgang mit dieser Technologie.

Erschienen im ITReseller ...

ITReseller ist eine Nachrichten- und Analyseplattform für die IT- und CE-Branche in der Schweiz. Sie bietet Informationen zu Unternehmensmeldungen, Branchentrends und Partnerprogrammen. Dazu gehört auch eine regelmässige Kolumne …